Déclaration de confidentialité

Objet et engagement

Kivu Medical Journal s’engage à protéger la vie privée, la confidentialité et la sécurité des données personnelles collectées dans le cadre de la soumission, de l’évaluation, de la publication et de la diffusion des articles scientifiques. Cette politique respecte les recommandations du Comité International des Éditeurs de Revues Médicales (ICMJE), du Committee on Publication Ethics (COPE), ainsi que la législation nationale (Loi n° 18/019 du 9 juillet 2018 relative à la protection des données à caractère personnel en RDC) et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – UE) lorsque pertinent.

Données collectées

Nous collectons et traitons les informations suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, affiliation institutionnelle, fonction, adresse e‑mail.
• Métadonnées de publication : ORCID ID, résumé, mots-clés, références bibliographiques.
• Correspondances éditoriales : échanges entre auteurs, relecteurs et comité éditorial.
• Données techniques : adresses IP, logs de connexion, préférences de navigation.

Ces informations sont limitées au strict nécessaire pour assurer le processus éditorial, conformément au principe de minimisation (RGPD, art. 5.1.c).

Buts et finalité

Les données sont utilisées uniquement pour :

• La gestion des soumissions et du processus d’évaluation par les pairs (Peer reviewers).
• La communication avec les auteurs, relecteurs et éditeurs.
• La mise en ligne et l’indexation des articles.
• Le respect des obligations légales et réglementaires.
• Des fins statistiques internes et d’amélioration des services.

Aucune donnée personnelle n’est vendue, louée ou transmise à des tiers à des fins commerciales.

Conservation et sécurité des données

• Les données sont conservées sur des serveurs sécurisés, situés [indiquer localisation ou hébergeur].
• La durée de conservation est limitée au temps nécessaire à la finalité éditoriale et archivistique.
• Des mesures techniques et organisationnelles appropriées (cryptage, contrôle d’accès, sauvegardes) sont mises en place pour prévenir toute perte, altération ou accès non autorisé.

Partage des données

Les données peuvent être communiquées uniquement à :

• Membres du comité éditorial et relecteurs (sous engagement de confidentialité).
• Prestataires techniques assurant l’hébergement et la maintenance du site.
• Bases de données bibliographiques pour l’indexation (avec métadonnées publiques limitées).

Droits des personnes concernées

Conformément à la loi et aux standards internationaux, chaque auteur, relecteur ou utilisateur dispose des droits suivants :

• Accès à ses données.
• Rectification des informations inexactes ou incomplètes.
• Suppression (droit à l’oubli), sauf obligation légale de conservation.
• Opposition ou limitation du traitement.
• Portabilité de ses données (format structuré, couramment utilisé).

Les demandes doivent être adressées au responsable de traitement : contact@kivumedicaljournal.com, secretariat@kivumedicaljournal.com

Références normatives

• ICMJE. Recommendations for the Conduct, Reporting, Editing, and Publication of Scholarly Work in Medical Journals.
• COPE. Code of Conduct and Best Practice Guidelines for Journal Editors.
• Loi n° 18/019 du 9 juillet 2018 relative à la protection des données à caractère personnel (RDC).
• Règlement (UE) 2016/679 – Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).